PROFIL PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID) PELAKSANA

KANTOR SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN REMBANG

 

Hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia, dan keterbukaan informasi publik merupakan salah satu ciri penting negara demokratis yang menjunjung tinggi kedaulatan rakyat untuk mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik. Keterbukaan informasi publik itu pun terus diwujudkan Pemerintah Kabupaten Rembang guna mewujudkan good government dan clean government.

Guna mewujudkan hal tersebut, Pemerintah Kabupaten Rembang merealisasikannya melalui adanya Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) yang ada di setiap organisasi perangkat daerah (OPD). Di lingkungan Pemerintah Daerah, didirikanlah PPID Pembantu berdasarkan Surat Keputusan Bupati Rembang Nomor 555/1046/2020 tanggal 4 Maret 2020 tentang Penunjukan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Rembang.

Penunjukan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi merupakan kewajiban badan publik, dalam rangka melaksanakan pelayanan informasi yang merupakan pemenuhan hak konstitusi warga negara atas informasi. Sementara PPID pembantu merupakan pejabat pengelola informasi di setiap OPD yang berdasarkan peraturan Kepala Daerah tentang uraian tugas dan fungsi organisasi pemerintah daerah bahwa fungsi tersebut melekat pada jabatan sekretaris OPD.

Sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan PPID ditetapkan pimpinan badan publik yang dalam hal ini adalah Bupati Rembang. Tugas dan tanggung jawab PPID adalah :

  1. Penyediaan, penyimpanan, pendokumentasian, dan pengamanan informasi;
  2. Pelayanan informasi sesuai dengan aturan yang berlaku;
  3. Pelayanan Informasi Publik yang cepat, tepat, dan sederhana;
  4. Penetapan prosedur operasional penyebarluasan Informasi Publik;
  5. Pengujian Konsekuensi;
  6. Pengklasifikasian Informasi dan/atau pengubahannya;
  7. Penetapan Informasi yang Dikecualikan yang telah habis Jangka Waktu pengecualiannya sebagai Informasi Publik yang dapat diakses; dan
  8. Penetapan pertimbangan tertulis atas setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas Informasi Publik.

Ruang lingkup tanggung jawab PPID di badan publik Kabupaten Rembang yang mengelola seluruh informasi publik di organisasi pemerintah daerah, diperlukan tata kelola untuk menjaga sinergitas internal agar aliran informasi dapat sistematis dan efisien sehingga pelayanan informasi dapat diberikan secara cepat sesuai ketentuan. Untuk itu, berdasarkan  Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 35 Tahun 2010 Tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi Dan Dokumentasi Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri Dan Pemerintahan Daerah di masing-masing organisasi pemerintah daerah ditunjuk PPID Pembantu.

Tugas PPID Pembantu sesuai dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri adalah :

  1. PPID Pembantu bertugas membantu PPID.
  2. PPID Pembantu menyampaikan informasi dan dokumentasi kepada PPID secara berkala dan sesuai kebutuhan.

Pejabat Pengelola Layanan Informasi dan Dokumentasi Sekretaris Daerah Kabupaten Rembang mempunyai tugas dan fungsi yang dijabarkan sebagai berikut :

  1. Atasan PLID Pembantu mempunyai tugas sebagai pengarah administrasi terhadap pelaksanaan/operasional kegiatan penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi publik yang dijalankan oleh PLID Pembantu beserta jajaran pejabat dan anggota-anggotanya di lingkungan Kantor Sekretariat Daerah Kabupaten Rembang;
  2. Pejabat PLID Pembantu mempunyai tugas:
  • Membantu PLID Utama melaksanakan tanggungjawab, tugas, dan kewenangannya;
  • Menyampaikan informasi dan dokumentasi kepada PLID Utama sesuai kebutuhan;
  • Melaksanakan kebijakan teknis informasi dan dokumentasi sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya;
  • Menjamin ketersediaan dan akselerasi layanan informasi dan dokumentasi bagi pemohon informasi secara cepat, tepat, berkualitas dengan mengedepankan prinsip-prinsip pelayanan prima;
  • Mengumpulkan dan mengolah informasi (verifikasi, kualifikasi dan Inventarisasi)   di lingkungan Kantor Sekretariat Daerah Kabupaten Rembang menjadi bahan informasi publik;
  • Menyampaikan laporan pelaksanaan kebijakan teknisdan pelayanan informasi dan dokumentasi kepada PLID Utama secara berkala dan sesuai dengan kebutuhan.
  1. Bidang Pendukung Sekretariat PLID mempunyai tugas membantu PLID Pembantu menyiapkan program kerja, menjadwalkan, dan mengadministrasi agenda-agenda kegiatan yang akan dilaksanakan selama satu tahun, menyiapkan laporan tentang pengelolaan informasi yang ada di lingkungan Kantor Sekretariat Daerah Kabupaten Rembang untuk disampaikan kepada Atasan PLID Pembatu, dan PLID Utama secara berkala.
  2. Bidang Pengelolaan Data dan Klasifikasikan Informasi mempunyai tugas membantu PLID Pembantu dalam menyimpan dokumen dan arsip informasi publik dan informasi yang dikecualikan di lingkungan Kantor Sekretariat Daerah Kabupaten Rembang.
  3. Bidang Pelayanan Informasi Dan Dokumentasi mempunyai tugas :
  • Membantu PLID Pembantu dalam memberikan layanan pengaduan dan informasi yang mudah di akses masyarakat baik secara langsung di ruang layanan informasi, terjadwal sesuai jam kerja, melalui telpon, fax, dan media online antara lain : Menerima permohonan permintaan dan penyerahan informasi publik yang tersedia setiap saat dari dan ke pemohon informasi publik , Publikasi informasi public yang wajib diumumkan secara berkala dan yang diumumkan serta merta.
  • Membantu PLID Pembantu dalam melaksanaan pengolahan informasi meliputi :
    1. Melakukan verifikasi, klasifikasi dan inventarisasi informasi publik serta informasi yang dikecualikan di lingkungan Kantor Sekretariat Daerah Kabupaten Rembang.
    2. Memberikan arahan kepada tim redaksi tentang berita yang akan dimuat pada setiap periode media cetak dan elektronika.
    3. Menentukan layak tidaknya untuk ditayangkan dalam informasi publik sebuah berita dan foto.
    4. Melakukan koordinasi dengan setiap unit kerja/instalasi /sub.bag/ sub.bid/ bagian/ bidang untuk mensinergikan isi informasi publik.
    5. Mengkoordinasikan kerja editor dan redaktur.
    6. Memeriksa hasil pekerjaan editor dalam melaksanakan editing.
    7. Bertanggung jawab terhadap berita yang ditampilkan dalam informasi public
    8. Membantu Penanggung Jawab Pengolah Informasi (Elektronik/Non Elektronik) dalam melakukan pengeditan/ pemeriksaan terhadap hasil pengolahan informasi dilingkungan kerja Kantor Sekretariat Daerah Kabupaten Rembang yang dilakukan oleh Redaktur meliputi Verifikas, klasifikasi dan inventarisasi informasi public dan informasi yang dikecualikan, Penulisan artikel dan berita berdasarkan penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar serta ketentuan yang berlaku serta mudah dimengerti pembaca.
    9. Membantu Penanggung Jawab Pengolah Informasi (Elektronik/Non Elektronik) dalam melakukan pengolahan informasi dilingkungan kerja Kantor Sekretariat Daerah Kabupaten Rembang meliputi memeriksa kebenaran informasi dari unit kerja/ instalasi/ sub.bagian/ sub. bidang/ bagian/ bidang, Mengelompokan informasi sesuai dengan peraturan yang berlaku, Menginventarisasi informasi publik serta informasi yang dikecualikan, dan Memeriksa dan mengedit artikel dan berita sesuai dengan bahasa Indonesia yang baik dan benar serta, berdasarkan ketentuan yang berlaku dan mudah dimengerti pembaca
  1. Bidang Fasilitasi Sengketa Informasi mempunyai tugas membantu PLID Pembantu dalam penanganan antara lain Pengaduan masyarakat terhadap pelayanan kesehatan dan penunjang pelayanan Kantor Sekretariat Daerah Kabupaten Rembang meliputi melaksanakan tugas sebagai Pejabat Penghubung LAPOR! – SP4N Pemerintah Kabupaten Rembang, Melakukan internalisasi penanganan pengaduan masyarakat di Unit kerja / OPD, Menerima pengaduan masyarakat atas ketidakpuasan dan atau saran terhadap pelayanan kesehatan serta penunjang pelayanan di Kantor Sekretariat Daerah Kabupaten Rembang baik secara langsung (tatap muka) atau tidak langsung melalui SMS, website, aplikasi mobile, twitter, telephone, surat, fax, dan email, Memberikan respon terhadap pengaduan pelayanan publik yang masuk, minimal respon awal, Melaksanakan penatausahaan pengaduan pelayanan publik, penanganan pengaduan, pelaporan dan tindak lanjut, pemantauan pengaduan pelayanan publik, Melaksanakan pembinaan dan memberikan saran pemecahan yang terbaik atas permasalahan terkait pengaduan, Melaksanakan monitoring, pengkajian dan evaluasi terhadap pengelolaan pengaduan pelayanan publik guna perbaikan dan peningkatan kualitas pelayanan kepada masyarakat, Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja/instalasi/bagian/bidang, sub bagian/sub bidang dalam penanganan pengaduan dan tindak lanjut penyelesaian masalah pengaduan, Menginformasikan hasil dan tindak lanjut penanganan pengaduan kepada publik, Melaporkan hasil pelaksanaan penanganan pengaduan pelayanan public secara berkala dan tepat waktu kepada Atasan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pembantu, dan Penyelesaian sengketa layanan informasi publik antara pihak Kantor Sekretariat Daerah Kabupaten Rembang dan pemohon informasi yang disebabkan keberatan pemohon informasi publik terhadap pelayanan informasi publik Kantor Sekretariat Daerah Kabupaten Rembang.
  2. Pembantu Bidang, mempunyai tugas :
  • Membantu Penanggung Jawab Bidang Pelayanan Informasi Dan Dokumentasi dalam memberikan layanan pengaduan dan informasi yang mudah di akses masyarakat baik secara langsung di ruang layanan informasi, terjadwal sesuai jam kerja, melalui telpon, fax, dan media online antara lain:  Menerima permohonan permintaan informasi publik secara tertulis dan penyerahan informasi publik yang tersedia setiap saat dari dan ke pemohon informasi publik, dengan batasan waktu pemberian informasi tersebut paling lama 10 hari sejak permintaan diterima oleh operator. Publikasi informasi public yang wajib diumumkan secara berkala dan yang diumumkan serta merta.
  • Membantu pelaksanaan tugas dan fungsi Penanggung Jawab Layanan Informasi Publik dalam mengelola media on line (website Sekretariat Daerah Kabupaten Rembang).
  • Membantu Penanggung Jawab Bidang Dokumentasi Dan Arsip dalam menyimpan dokumen dan arsip informasi publik dan informasi yang dikecualikan di lingkungan Kantor Sekretariat Daerah Kabupaten Rembang
  • Membantu Penanggung Jawab Bidang Penanganan Pengaduan dan Penyelesaian Sengketa Layanan Informasi Publik meliputi Menerima pengaduan masyarakat atas ketidakpuasan dan atau saran terhadap pelayanan kesehatan serta penunjang pelayanan di lingkungan Kantor Sekretariat Daerah Kabupaten Rembang baik secara langsung (tatap muka) atau tidak langsung melalui SMS, website, aplikasi mobile, twitter, telephone, surat, fax, dan email;
  • Melaksanakan tugas kesekretariatan dan administrasi pelaksanaan kegiatan penanganan pengaduan pelayanan publik di lingkungan Kantor Sekretariat Daerah Kabupaten Rembang pada pemenuhan dan pengendalian dokumen kegiatan serta membantu proses surat menyurat;
  • Melaksanakan tugas sebagai operator penanganan pengaduan masyarakat pada website Pengaduan Masyarakat Pemerintah Kabupaten Rembang;
  • Menyusun laporan pelaksanaan penanganan pengaduan sesuai ketentuan.